Dal 1°gennaio 2019 tutti noi avremo a che fare con le tanto temute fatture elettroniche chiamate anche “e-fatture”, dagli addetti ai lavori.
Cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione. Di fatto cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica che utilizza un particolare formato, cioè il tipo di tracciato con cui le fatture elettroniche vengono prodotte, denominato FatturaPA. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Una volta compilata, la fattura elettronica viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Invio della fattura elettronica
Per recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- fattura alla Pubblica Amministrazione: gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- B2B – Fattura tra soggetti privati con Partita IVA: per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
- PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
- B2C – Fattura verso i consumatori:per quanto al momento non sia perfettamente chiaro su come i consumatori verranno identificati e dove verrà consegnata la fattura elettronica dal SdI, l’ipotesi più accreditata è che siano identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale. E’ comunque confermato che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura.
Conservazione sostitutiva per le fatture elettroniche
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
Il Responsabile della conservazione essenzialmente è identificato con il contribuente che però può designare un soggetto terzo per la cura e la responsabilità del processo di conservazione e della tenuta degli archivi.
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione sia fiscale che ai fini civilistici o per qualsiasi altra esigenza di natura giuridica.
Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica
Dal 1°gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per moltissime imprese e partite IVA, ma tecnicamente non per tutti!
Dal 1° gennaio infatti, l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali):
- residenti;
- stabiliti;
- identificati nel territorio dello Stato.
I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:
- coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
- le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari
ATTENZIONE però! In realtà, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che ad esempio i soggetti che applicano il regime forfettario dovranno in realtà attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche dai loro fornitori.
Inoltre, ci si aspetta che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C visto che presto diventerà uno standard.
Ricapitolando:
- 1° luglio 2018: gli acquisti di carburante vengono documentati obbligatoriamente tramite fattura elettronica e il pagamento (ai fini detrattivi e deduttivi) deve avvenire tramite carte di credito, bancomat o simili [ NB: obbligo reinviato al 1° gennaio 2019 ].
- 1° luglio 2018: fattura elettronica obbligatoria per le prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.
- 1° settembre 2018: fatture elettroniche per il Tax free shopping.
- 1° gennaio 2019: la fattura elettronica è l’unico metodo di fatturazione accettato (ne sono esclusi solo i soggetti in regime fiscale di vantaggio o regime forfettario).